LEARNING
HR speelt een belangrijke rol bij het integriteitsbeleid van een organisatie en de veiligheid van de medewerker. In deze Q&A-learning vind je veel tips om in de sollicitatiefase goed te filteren, gedurende de loopbaan scherp op risico's te zijn en ontsporingen te voorkomen.
Klik op pijltje en het antwoord klapt uit.
Hoe kun je als HRM integriteit in de werving aan de orde stellen?
De vacaturetekst moet direct een signaal geven dat integriteit belangrijk is in de organisatie en dat de sollicitant op haar of zijn integer handelen beoordeeld wordt. Noem integriteit daarom expliciet in de beschrijving van de organisatie en de vacature, minder expliciet kan ook door bijvoorbeeld competenties te benoemen zoals discipline, gezag accepteren en de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid kennen. Dit heeft ook effect op diegene die bij voorbaat al met de verkeerde intenties solliciteert. De communicatie via de website over het imago van het bedrijf geven natuurlijk hetzelfde signaal af: in deze organisatie vinden wij eerlijkheid, professionaliteit en integriteit belangrijk.
Waar kun je als HRM op letten in de sollicitaties?
Kom meer te weten over de sollicitant en zijn/haar netwerk via openbare bronnen zoals Google en Social Media. In de NVP sollicitatiecode staat dat er gebruik mag worden gemaakt van openbare bronnen, maar dat dit wel aan de sollicitant bekend moet worden gemaakt en transparant moet worden gehanteerd. Neem contact op met de opgegeven referenties, bij voorkeur met allemaal, en in ieder geval met diegene die onderaan staat en doe dit voordat je de kandidaat uitnodigt. Bekijk de opbouw van het CV, wees alert op veel wisselingen of gaten. En, probeer de motivatie goed te doorgronden, waarom wil iemand bij jullie werken en let op opvallende zaken, bijvoorbeeld als een sollicitant erg ver weg woont, of iemand wil wel ‘erg graag’ hier werken, of de sollicitatie is onlogisch gezien het carrièreverloop, of de opleidingsachtergrond. Doe een check op het Waarschuwingsregister Logistieke Sector, een initiatief van ACN, EVO, FENEX en TLN. Werknemers in de logistieke sector die integriteitsschendingen hebben begaan, kunnen hier worden geregistreerd. Het register voldoet aan de wettelijke vereisten en de eisen van het College Bescherming persoonsgegevens (CPB), er worden correcte bewaartermijnen gehanteerd. (https://www.tln.nl/verdieping-thema-criminaliteit-wls/ )
Hoe doorgrond je de kandidaat op integriteit in het selectiegesprek?
Tijdens het gesprek vragen kan je vragen welke integriteitsaspecten in het werk voor deze persoon belangrijk zijn of voor deze functie. Dit kun je doen door naar praktijkvoorbeelden te vragen in vorige banen, eventueel met de STAR methode. Een vraag kan zijn; beschrijf een voorbeeld in je vorige functie waarin je voor een integriteitsdilemma kwam te staan, hoe heb je toen gehandeld? Vraag bijvoorbeeld ook wat iemand doet als hij of zij situaties signaleert die afwijken van de standaard, of wat iemand doet als bepaalde regels onduidelijk zijn of hoe men omgaat met werkdruk; houdt iemand zich dan nog aan de voorgeschreven procedures van de organisatie? Vraag ook waar hij of zij de grenzen legt. Bijvoorbeeld kun je vragen naar tenenkrommende situaties in vorige functies zoals beslissingen in de organisatie. Als je daar op door vraagt, krijg je meer beeld van welke normen en waarden de sollicitant in het werk belangrijk vindt.
Hoe maken we nieuwe werknemers direct bewust en weerbaar?
Als de nieuwe werknemer start is het van belang om direct in een startgesprek, of in ieder geval zo snel als mogelijk daarna, een introductie te doen. Dit kan in groepsverband of individueel. Integriteit en weerbaarheid zijn belangrijke onderdelen van deze introductie. Door dit te doen, voorkom je dat iemand kwetsbaar is of signalen niet goed herkent. Bovendien is het weer een goede gelegenheid om de nieuwe collega beter te leren kennen. In de introductie vertel je in ieder geval hoe de organisatie aankijkt tegen integriteit en weerbaarheid en wat er gebeurt met schendingen. Natuurlijk ga je in op het belang van melden, hoe er gemeld kan worden en bij wie en wat er na een melding gebeurt. En je geeft aan welke hulp en steun de werknemer kan krijgen en hoe, en in welke gevallen.
Waar moet een introductietraining uit bestaan?
In een training draait het primair om herkenning van malafide praktijken en bewustwording. Wat is ondermijnende criminaliteit en waarom word je hiertoe verleid? Wat kun je vervolgens doen als dit zo is, dan wel omdat je het om je heen ziet, of omdat je zelf betrokken raakt of benaderd wordt? Bij wie kun je dan terecht en/of melden? In de bewustwording laat je medewerkers oefenen in het herkennen van signalen. Tegelijkertijd is het essentieel om te leren hoe ze kunnen voorkomen dat ze interessant zijn voor criminelen en dat hun doel is te chanteren. Het is hierin ook belangrijk om medewerkers vaardigheden te trainen als zij toch in een verleidelijke situatie komen, bijvoorbeeld door de inzet van trainingsacteurs. Belangrijk is: draai er niet omheen. Laat heel expliciet zien wat de collega kan doen om signalen te herkennen van ondermijnende criminaliteit, en wat zij kunnen doen als ze iets zien, of merken, of zelf benaderd worden. En natuurlijk: wat kun je doen om dit te voorkomen? Hiermee laat je direct merken dat je dit als leidinggevende en organisatie serieus neemt en open je het gesprek hierover. Maak dit dus vanaf dag één bespreekbaar, maar blijf er ook over in gesprek. Regel een actieve rol van de leidinggevende hierin in de komende evaluatie- of functioneringsgesprekken, geef heel jonge medewerkers eventueel een mentor en ga als HRM-adviseur mee naar gesprekken.
Welke dilemma’s kan je in HRM-gesprekken of trainingen toepassen?
Het is goed om in gesprek te gaan met werknemers over dilemma’s waar je voor kan komen te staan en hoe zij hierin een afgewogen oordeel kunnen maken. Dit kan bijvoorbeeld door een verhaal van een spijtoptant te verbeelden, voor welke dilemma’s kwam hij of zij te staan en wat zou jij dan doen?
Laat de medewerkers daarna met elkaar in gesprek gaan over dilemma’s in het werk en begeleid het gesprek zo dat ze van elkaar gaan onderzoeken waarom oordelen van elkaar verschillen. Welk gevoel speelt hierbij? Op welke ervaringen is dat gevoel gebaseerd? Welke opvattingen zitten daaronder?
Voorbeelden van dilemma’s:
- Iemand vraagt of je de poort even kan openen, omdat de eigen pas nog thuis ligt: doe je dit?
- Een collega wijzigt zonder overleg een planning, maar de wijziging is niet logisch: wat doe je?
- Een collega vraagt je om iets op te zoeken in het systeem, terwijl deze collega deze gegevens helemaal niet nodig heeft: zeg je dit?
- Een collega heeft ineens veel dure spullen: meld je dit?
- Je voelt je niet thuis in de cultuur van je team/ploeg/afdeling: bespreek je dit met de leidinggevende of HRM-adviseur?
Hoe kun je als organisatie een weerbare en integere werkvloer creëren?
Uiteraard zijn er naast specifieke functies, ook in het algemeen processen en taken in de organisatie aan te wijzen, die extra kwetsbaar zijn. Of een werknemer heeft bijvoorbeeld toegang tot bepaalde informatie die voor criminelen interessant kan zijn. Bespreek als HRM regelmatig de ‘kwetsbare’ werknemers en observeer. Laat een werknemer zich bijvoorbeeld gemakkelijk van zijn koers afleiden en reageert hij bij tegenslag ad-hoc of houdt de werknemer juist van structuur en beheersing van zijn situatie, een raakt deze bij tegenslag juist niet van gauw van zijn stuk? Stimuleer werknemers om bij te houden in welke situaties zij onduidelijkheid of afwijkingen ervaren met betrekking tot regelgeving en procedures en hoe zij dat eventueel oplossen. Het loont om hier goed zicht op te hebben en daar interventies op te plegen. Hieronder nog een aantal andere voorbeelden. Functieroulatie, functiescheiding en roulatie in teams/ploegen zijn preventieve maatregelen die goed kunnen werken vanuit een structuurbenadering. Het is daarnaast ook goed om vanuit een cultuurbenadering frequente uitwisseling tussen mensen te organiseren over allerlei thema’s en dus ook integriteit. Teams die goed passen, kunnen intact blijven, als er maar wel gesprek is over hoe dingen gedaan worden, wat er wordt bereikt, geleerd en welke kansen en bedreigingen er zijn. Een andere manier om hetzelfde effect te krijgen.
Hoe krijg je als organisatie grip op ‘risicofuncties’?
Maak er werk van: HRM kan bijvoorbeeld met de leidinggevenden, maar zeker ook de werknemers op basis van praktijkvoorbeelden functies indelen in laag, middel en hoog risicogehalte. Dat is een leerproces en geeft een groeiend inzicht waar de risico’s liggen. Ken je de risico’s, dan is het ook mogelijk preventieve maatregelen te treffen. Iedere functie of procedure kan risico’s in zich hebben. Als dat het vertrekpunt is, kan er veel inzicht ontstaan.
Hoe kun je als organisatie goed zicht houden op je werknemers vanuit deze problematiek?
Voor medewerkers is het belangrijk dat de organisatie er altijd is en in gesprek is en blijft met de werknemers over deze problematiek. Zorg ervoor dat de collega’s weten dat zij er niet alleen voor staan. Maak de weerbaarheid en integriteit daarom een vast onderdeel van het HRM-beleid en geef het een structurele plek in de werkoverleggen, functioneringsgesprekken, en toolboxmeetings. Door het gesprek te voeren, al is het maar in de koffie of lunchpauze of op de werkplek, weten medewerkers dat dit echt aandacht krijgt. Tegelijk biedt het de leidinggevende en HRM een kans om goed grip te houden op het sentiment en eventuele signalen op te pikken dat de integriteit wordt bedreigd. Doe dit ook met uitzendkrachten. Let erop dat er op afdelingen geen subcultuur ontstaat met nieuwe informele leiders en verleidelijke alternatieve beloningen.
Blijf als leidinggevende en HRM gedurende de carrière in nauw contact met werknemers, weet hoe het met hen gaat, niet alleen op het werk, maar ook bijvoorbeeld de thuissituatie. Wees alert op frequent verzuim, bijvoorbeeld als iemand elke maand wel een keer op maandag ziek is. Bied ruimte voor het persoonlijk gesprek. Verdiep je in achtergronden waarom mensen niet-integer gedrag vertonen of hiertoe verleid kunnen worden.
Hoe kun je helpen bij financiële problemen?
Een belangrijke reden voor werknemers om de verkeerde kant op te gaan, zijn schulden. Schulden door scheidingen, verslavingen of buiten de schuld van de werknemer. Als werknemers weten dat zij hulp kunnen krijgen en hoe, kan dit veel betekenen; er is dus een betere oplossing. Als werkgever kun je goed letten op signalen die schulden kunnen veroorzaken, bijvoorbeeld een scheiding, een overlijden of mantelzorg. Of signalen dat er al schulden zijn, bijvoorbeeld geld willen lenen of om voorschotten vragen en vragen om extra uren.
Maak de financiële situatie en geldzorgen bespreekbaar in functioneringsgesprekken en biedt hulp. Denk aan:
- het overnemen van de schuld door de organisatie;
- samen werken aan een plan om de schuld terug te betalen;
- de mogelijkheid bieden om extra te werken;
- doorverwijzen naar schuldhulpverlening.
Wat als een medewerker de fout in gaat?
Als een medewerker toch in de fout is gegaan, is het belangrijk om als organisatie altijd op te treden. Bijna altijd weten collega’s dat er iets is. In zo’n geval: wees duidelijk en transparant en leg uit wat het beleid is en wat de organisatie doet om de zaak op te lossen. Niet communiceren creëert onrust en daar is niemand bij gebaat. Bovendien kan daarmee het signaal worden afgegeven dat het voorval wordt afgeschermd, omwille van de reputatie van de organisatie. Samen uitspreken dat dit niet is wat we willen, is een beter signaal. Zorg dus dat de (directe) omgeving van een persoon waar wordt ingegrepen exact weet wat er is gebeurd, welke norm is overschreden en welke maatregel is getroffen. Daarmee stel je de norm helder en geeft dat medewerkers met dezelfde normen direct rust, zij kunnen door met hun werk. Als deze informatie er niet is, worden medewerkers onzeker en bewegen ze zo min mogelijk omdat ze niet weten welk risico ze lopen. Dan creëer je dus juist een gesloten cultuur, terwijl een open cultuur nodig is om een integere cultuur te creëren.
Geef ook en vooral aandacht aan de betrokken medewerker en zijn of haar partner en gezin. Sancties of ontslag zijn zware maatregelen en verdienen nazorg en begeleiding.